Это инструкция о том, как чат‑бот следит за запасами и автоматически формирует заявки поставщикам при достижении минимального остатка. Зачем это нужно: экономия времени на рутинных заказах, меньше товарных разрывов, более предсказуемые закупки для кафе, магазинов и сервисов в Беларуси.
Как работает базовый сценарий: триггер, список товаров, отправка заявки
Пример: небольшой кафе в Гомеле ведёт учёт в кассе и отмечает минимум для молока и кофе. Когда на складе остаётся 2 пакета молока, бот формирует заявку и отправляет её поставщику в Telegram с таблицей позиций и суммой в BYN. Владелец получает уведомление и подтверждает заказ одним нажатием.
Как сделать: настройте пороговые значения в учётной системе или в простом табличном реестре, подключите проверку остатков по расписанию (например, раз в 4 часа), задайте шаблон заявки с полями: артикул, количество, цена, способ доставки. Для отправки используйте канал, где общаетесь с поставщиками (Telegram, Viber, WhatsApp).
Группировка и объединённые заявки для розничного магазина
Пример: магазин одежды в Бресте делает единый заказ у местного поставщика каждую пятницу. Бот собирает мелкие позиции по нескольким отделам, суммирует по артикулу и формирует одну сводную заявку с общими суммами в BYN и указанной датой отгрузки.
Как сделать: в настройках бот-функции включите правило «объединять заявки за N дней». Укажите дедлайн для отправки поставщику и минимальную партию для объединения. Добавьте расчёт скидки при сумме заказа и поле для комментариев от менеджера магазина.
Учёт сроков поставки и критичных запасов — пример автосервиса
Пример: автосервис в Могилёве использует бота для деталей с разным временем доставки. Для редких деталей бот создаёт заявку заранее, учитывая средний расход и срок доставки 7–14 дней; для часто используемых расходников бот держит минимальный запас и формирует экспресс‑заявки при падении ниже порога.
Как сделать: для каждого артикула внесите поле lead time в днях и средний дневной расход. Порог = lead time × расход + буфер. Настройте два типа заявок — обычные и срочные. Включите уведомления руководителя при срочных заявках и опцию принудительного подтверждения перед отправкой поставщику.
Интеграция и аналитика: отслеживание исполнения и оптимизация сценариев
Пример: продуктовый магазин в Минске отслеживает, сколько раз заявки возвращаются на доработку и как часто поставщики срывают сроки. По данным бот‑лога магазин меняет пороги и дни отправки, чтобы снизить количество незавершённых заказов и оптимизировать склад.
Как сделать: подключите учёт статусов заявки — отправлена, подтверждена, отгружена, принята. Ведите простую таблицу KPI: процент подтверждённых заявок, среднее время от заявки до отгрузки, количество товарных разрывов. Для тестирования вариантов сценариев используйте модуль аналитики и A/B‑тесты сценариев, чтобы понять, какие пороги и шаблоны дают меньше ошибок и экономят деньги. Полезная инструкция по аналитике сценариев доступна в материале по аналитике и оптимизации сценариев.
Аналитика и оптимизация сценариев чат‑бота
Сценарием рассылки прайс‑листов и прайс‑запросов для поставщиков
Пример: небольшая сеть салонов красоты в Гродно держит список локальных поставщиков красок и расходников. Бот автоматически отправляет прайс‑запросы и получает ответы в виде прайс‑листа, после чего формирует заявку с выбранными позициями и суммами в BYN.
Как сделать: добавьте в бота функцию запроса прайсов у списка поставщиков и шаблон ответа с позицией/ценой/наличием. Настройте обработку прайс‑листов в формате, удобном для суммирования заказа. Описание возможностей рассылки прайс‑листов и прайс‑запросов доступно в материале по чат‑ботам для B2B.
Чат‑бот для рассылки прайс‑листов и ценовых предложений B2B
Типичные ошибки
- Нет чётких порогов по каждому SKU — бот генерирует лишние заявки.
- Не учтён lead time — заказывают слишком поздно и наступают разрывы.
- Отправка заказов нескольким контактам у одного поставщика — дубли и путаница.
- Отсутствует проверка цен в момент формирования заявки — переплата или неверные суммы.
- Слабая коммуникация с поставщиком: нет подтверждения статуса заказа в бот‑логах.
3 шага, которые можно сделать на неделе:
- Составьте список 20 активных позиций с текущими остатками, расходом и желаемым порогом.
- Настройте в боте один простой сценарий: проверка остатков раз в 6 часов и отправка заявки ответственному лицу для ручного подтверждения.
- Соберите статистику за две недели: сколько заявок отправлено, сколько подтверждено, сколько изменений в суммах — и откорректируйте пороги под реальные данные.